किसी भी व्यवसाय में तलपट बनाकर व्यवसाय के लाभ-हानि जानने तथा व्यवसाय की आर्थिक स्थिति जानने के लिए वर्ष के अन्त में लेखा पुस्तकों की गणितीय शुद्धता की जाँच करने के लिए जो खाते तैयार किए जाते हैं। उन खातों को अंतिम खाते कहा जाता है। यह कोई खाता नहीं है। बल्कि यह खातों का सारांश है।
फाइनल अकाउंट को फाइनल एंट्री, फाइनल अकाउंट और फाइनल अकाउंट भी कहा जाता है।
फाइनल अकाउंट कैसे बनाते हैं?
ट्रायल बैलेंस के आधार पर एक व्यवसाय में अंतिम खाते तैयार किए जाते हैं। सबसे पहले व्यापारी सभी खातों का बैलेंस निकाल लेता है। और इन्हीं बैलेंस के आधार पर ट्रायल बैलेंस तैयार किया जाता है। और फिर इसी ट्रायल बैलेंस के आधार पर ट्रेडिंग अकाउंट, प्रॉफिट एंड लॉस अकाउंट और बैलेंस शीट तैयार की जाती है।
एक व्यवसायी द्वारा अंतिम खाता बनाने के चरण निम्नलिखित हैं।
1. ट्रेडिंग खाता
2. लाभ और हानि खाता
3. बैलेंस शीट
अन्तिम खाते कब तैयार किये जाते हैं?
अंतिम खाते तीन महीने, छह महीने, नौ महीने में बनाए जा सकते हैं। लेकिन आमतौर पर इसे साल के अंत में बनाया जाता है।
उद्देश्य और वित्तीय विवरणों की प्रकृति
किसी भी व्यवसाय की आर्थिक स्थिति की सही जानकारी एवं उचित स्थिति का ज्ञान होना।
व्यवसाय की सभी गतिविधियों में प्रबंधन की सहायता करना।
व्यवसाय के वित्तीय संसाधनों और ऋण के बारे में वित्तीय डेटा प्रदान करना।
वित्तीय विवरणों की उपलब्धता के साथ, एक निवेशक उस कंपनी या व्यवसाय में पूंजी निवेश करने का निर्णय लेता है।
यह दो या अधिक वर्षों के डेटा का विश्लेषण करने में सहायक होता है।
कंपनी भविष्य में कितनी ग्रोथ करेगी, इसकी जानकारी दो साल या इससे ज्यादा के डेटा के विश्लेषण के बाद ही पता चलती है।
वित्तीय विवरण की उपस्थिति के कारण दूसरे व्यक्ति का विश्वास भी उस कंपनी के प्रति बना रहता है।
वित्तीय विवरण का महत्व
आपको समझना चाहिए कि इस दुनिया में कुछ भी बेकार नहीं है, इसका कुछ न कुछ महत्व जरूर है। अंतिम खाते के महत्व निम्नलिखित हैं-
वित्तीय विवरणों के महत्व का उपयोग व्यवसाय के भविष्य की भविष्यवाणी करने में किया जाता है।
वित्तीय विवरण तैयार करने से व्यवसायी को यह ज्ञान होता है कि उसके व्यवसाय ने लाभ कमाया है या हानि।
ग्रॉस प्रॉफिट में से नेट प्रॉफिट निकालने में सुविधा होती है।
यह बेची गई वस्तुओं की लागत या बिक्री की लागत के निर्धारण में मदद करता है।
व्यवसाय में कितनी पूंजी बची है, कितना निवेश किया गया, कितना निकाला गया आदि का पता अंतिम खाते से लगाया जा सकता है।
कर अधिकारियों को सबूत के तौर पर पेश किया जाता है।
इस विवरण को रखने से प्रबंधन में बहुत मदद मिलती है।
अंतिम खाता या वित्तीय विवरण तैयार करना
ट्रायल बैलेंस के आधार पर फाइनल अकाउंट तैयार किया जाता है। ट्रायल बैलेंस वित्तीय विवरण तैयार करने का मुख्य आधार है। सरल शब्दों में ट्रायल बैलेंस (डेबिट और क्रेडिट साइड) में दी गई जानकारी से ट्रेडिंग अकाउंट, प्रॉफिट एंड लॉस अकाउंट और बैलेंस शीट तैयार की जाती है।
वर्ष के अन्त में तलपट की सहायता से व्यापार एवं लाभ-हानि खाता तथा तुलन पत्र तैयार करके वर्ष भर किये गये व्यवसाय के लाभ-हानि तथा व्यवसाय की आर्थिक स्थिति का ज्ञान प्राप्त किया जाता है। चूंकि ये वित्तीय वर्ष के अंत में तैयार किए जाते हैं, इसलिए इन्हें अंतिम खाते कहा जाता है।
एक दीर्घकालिक निवेश एक ऐसा खाता है जिसे कंपनी कम से कम एक वर्ष के लिए स्टॉक, बॉन्ड, रियल एस्टेट और नकदी के रूप में रखने की योजना बना रही है। खाता कंपनी की बैलेंस शीट के संपत्ति पक्ष में दिखाई देता है।