कंपनी अधिनियम 2013 की धारा 149) प्रदान करती है कि एक कंपनी का निदेशक मंडल (बीओडी) होगा जिसमें निदेशक के रूप में व्यक्ति शामिल होंगे। इसके अलावा, धारा 152(3) के अनुसार किसी भी व्यक्ति को कंपनी के निदेशक के रूप में तब तक नियुक्त नहीं किया जाएगा जब तक कि उसे डीआईएनDIN (निदेशक पहचान संख्या) आवंटित नहीं किया गया हो।
यदि कोई व्यक्ति धारा 164 के तहत अयोग्य घोषित किया जाता है तो ऐसे व्यक्ति को कंपनी के निदेशक के रूप में नियुक्त नहीं किया जा सकता है। एक आकस्मिक रिक्ति को भरने के लिए बोर्ड की शक्ति कंपनी के एसोसिएशन ऑफ एसोसिएशन (AOA) के लेखों में किसी भी शर्त के अधीन है। बोर्ड द्वारा इस शक्ति का प्रयोग केवल तभी किया जा सकता है जब आम बैठक में कंपनी द्वारा नियुक्त निदेशक के कार्यालय में कोई रिक्ति उत्पन्न होती है।
: एक व्यक्ति का अपना कार्यालय खाली करना आकस्मिक रिक्ति का मामला नहीं है और यहां उचित तरीका यह होगा कि किसी अन्य व्यक्ति को अतिरिक्त निदेशक के रूप में नियुक्त किया जाए।
आकस्मिक रिक्ति को भरने वाला कोई भी व्यक्ति केवल उस तारीख तक कार्यालय धारण करेगा जिस पर मूल निदेशक ने कार्यालय को खाली कर दिया होगा। इसके अलावा, यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि अधिनियम की धारा 165(1) के अनुसार निदेशकों की अधिकतम संख्या पार न हो। एक सूचीबद्ध कंपनी के मामले में, प्रस्तावित निदेशक को सेबी या किसी अन्य प्राधिकरण के आदेश द्वारा नियुक्ति से वंचित नहीं किया जाना चाहिए।
चरण दर चरण प्रक्रिया
चरण 1: लिखित सहमति, घोषणा आदि प्राप्त करें।
कंपनी के निदेशक के रूप में नियुक्त किए जाने के लिए प्रस्तावित व्यक्ति से लिखित सहमति फॉर्म डीआईआरDIR-2 प्राप्त करें। साथ ही, निदेशक के रूप में नियुक्त किए जाने के लिए प्रस्तावित व्यक्ति से फॉर्मDIR डीआईआर-8 में एक घोषणा प्राप्त करें कि वह अधिनियम के तहत निदेशक होने के लिए अयोग्य नहीं है। और कंपनी के निदेशक के रूप में नियुक्त किए जाने के लिए प्रस्तावित व्यक्ति से फॉर्म MBP-1 में रुचि का प्रकटीकरण प्राप्त करें।
चरण 2: नामांकन और पारिश्रमिक समिति
कंपनी अधिनियम की धारा 178 एक नामांकन और पारिश्रमिक समिति (NRC) और हितधारक संबंध समिति का प्रावधान करती है। एक सूचीबद्ध कंपनी में, निदेशक मंडल (बीओडी) तीन और गैर-कार्यकारी निदेशकों से मिलकर एनआरसी का गठन करेगा, जिनमें से आधे स्वतंत्र निदेशक होने चाहिए।
इसलिए, यदि किसी कंपनी को एनआरसी का गठन करना है, तो बीओडी एक आकस्मिक निदेशक नियुक्त करने के लिए कंपनी के बीओडी को सिफारिश करेगा।
चरण 3: बोर्ड मीटिंग बुलाएं
धारा 161(4) और 173 और सचिवीय मानक-I के अनुसार, बोर्ड की बैठकें आयोजित करें या परिचालन द्वारा बोर्ड के प्रस्तावों को पारित करें। बैठक में आकस्मिक रिक्ति को भरने के लिए एक निदेशक की नियुक्ति पर विचार किया जाएगा। इसके अलावा, एक सीएस/सीएफओ या कंपनी के किसी भी निदेशक को आरओसी के साथ आवश्यक फॉर्म और रिटर्न फाइल करने के लिए अधिकृत करें।
ऐसी स्थिति में जहां प्रस्तावित निदेशक के पास डीआईएन (निदेशक पहचान संख्या) नहीं है, बोर्ड प्रस्तावित अतिरिक्त निदेशक की नियुक्ति के लिए सैद्धांतिक मंजूरी दे सकता है। इसके अलावा, सीएस/सीईओ/सीएफओ/किसी भी निदेशक को नियुक्त व्यक्ति के डीआईएन को लागू करने के लिए अधिकृत करें। या बोर्ड डीआईएन के आवंटन की तारीख से एक अतिरिक्त निदेशक को अपनाने का फैसला करता है और सीएस/सीईओ/सीएफओ नियुक्त व्यक्ति के डीआईएन को लागू करने के लिए किसी भी निदेशक को अधिकृत करता है।
चरण 4: समय पर प्रकटीकरण
सेबी (एलओडीआर) विनियम, 2015 के विनियम 30 और 46(3) के अनुसार, एक सूचीबद्ध कंपनी को ऐसी नियुक्ति के बारे में स्टॉक एक्सचेंजों को खुलासा करना आवश्यक है जहां शेयर बोर्ड की बैठक की तारीख से 24 घंटे के भीतर सूचीबद्ध हैं।
साथ ही, इसे 2 कार्य दिवसों के भीतर कंपनी की वेबसाइट पर पोस्ट करें।
सेबी (पीआईटी) विनियम, 2015 के विनियम 7(1) के अनुसार, सूचीबद्ध कंपनी के मामले में, नियुक्ति के 7 दिनों के भीतर निदेशक से प्रपत्र बी में प्रकटीकरण प्राप्त करें।
चरण 5: फाइलिंग फॉर्म और दस्तावेज
कंपनी को आवश्यक दस्तावेजों और शुल्क के साथ फॉर्म डीआईआर -12 में नियुक्ति की तारीख से 30 दिनों के भीतर आरओसी के साथ निदेशक की नियुक्ति की वापसी दर्ज करनी होगी।
चरण 6: वैधानिक रजिस्टर को अपडेट करें
फॉर्म एमबीपी-4 में निदेशकों के रजिस्टर और केएमपी (प्रमुख प्रबंधकीय कार्मिक) के रजिस्टर और उन अनुबंधों या व्यवस्थाओं में आवश्यक प्रविष्टियां की जानी चाहिए जिनमें निदेशक रुचि रखते हैं।
चरण 7: अनुपालन के बाद
सीए, 2013 की धारा 161(4) के अनुसार नियुक्ति को सदस्यों द्वारा आम बैठक के तुरंत बाद अनुमोदित किया जाना चाहिए।
आवश्यक दस्तावेज़
डीआईएन फॉर्म डीआईआर-3 के आवंटन के लिए आवेदन के लिए निम्नलिखित दस्तावेजों की आवश्यकता होती है
पासपोर्ट साइज कलर फोटोग्राफ
आवेदक का पहचान प्रमाण।
भारतीय नागरिक: आयकर पैन।
विदेशी नागरिक: पासपोर्ट अनिवार्य है।
आवेदक का निवास प्रमाण- पासपोर्ट, वोटर आईडी कार्ड, राशन कार्ड आदि।
एक मौजूदा कंपनी में निदेशक के रूप में उनकी नियुक्ति का प्रस्ताव बोर्ड का संकल्प।
फॉर्म डीआईआर-3ए में घोषणा, यदि आवश्यक हो।
वैकल्पिक निदेशक की नियुक्ति वापस लेने के लिए – फॉर्म डीआईआर 12, निम्नलिखित दस्तावेजों की आवश्यकता है,
फॉर्म डीआईआर-2 में लिखित सहमति।
बोर्ड के संकल्प की सत्यापित सत्य प्रति।
अन्य संस्थाओं में रुचि का विवरण, यदि कोई हो, दिया जाए।
