मीटिंग मिनट क्या हैं? All About Minutes of Meeting

हम देखते हैं कि कंपनी में कई तरह की मीटिंग होती रहती हैं जोकि कभी मंथली मीटिंग होती है तो कभी एनुअल मीटिंग और इन सभी मीटिंग के मिनट्स बनाने आवश्यक होते हैं।

 मिनट्स वे होते हैं जो की मीटिंग के दौरान रिकॉर्ड किए जाते हैं मिनट्स का मुख्य उद्देश्य होता है कि वह उन मुद्दों पर प्रकाश डालें जिन पर उस समय चर्चा की गई हो कोई भी प्रस्ताव हो कोई भी प्रस्ताव हो या फिर प्रस्तावित कोई भी या फिर मतदान किए जाने वाली गतिविधियां या फिर बैठक के दौरान जो भी कार्यवृत्त आमतौर पर या फिर समूह में की गई हूं 4 सदस्यों के द्वारा नमित किसी सदस्य की बारे में हो या फिर कार्य बैठक के दौरान की जाने वाली कोई सामूहिक चर्चा या फिर उस कार्य बैठक के दौरान क्या सूचनाएं दी गई हैं क्या महत्वपूर्ण भूमिकाएं की गई है क्या किसी सदस्य को नामित किया गया है या फिर किसी सदस्य को हटाया गया है डायरेक्टर कौन था मीटिंग का चेयरमैन कौन था कौन-कौन से सदस्य उपस्थित थे इन सभी का विस्तृत विवरण इसमें होता है।

बैठक के कार्यवृत्त को रिकॉर्ड करने में पाँच मुख्य चरण शामिल हैं। ये निम्न हैं।

पूर्व योजना

रिकॉर्ड लेना

कार्यवृत्त लिखना या लिप्यंतरण करना

बैठक के मिनट साझा करना

भविष्य में संदर्भ के लिए मिनटों का फाइलिंग या भंडारण

पूर्व योजना

यदि बैठक पहले से सुनियोजित है, तो मिनट निकालना बहुत आसान हो जाएगा। बैठक के एजेंडे को पहले से निर्धारित करने के लिए अध्यक्ष और सचिव या मिनट-रिकॉर्डर को मिलकर काम करना चाहिए। उदाहरण के लिए, मिनट रिकॉर्ड करने वाला व्यक्ति एक दस्तावेज़ का मसौदा तैयार करने के लिए अध्यक्ष के साथ काम कर सकता है जो एक एजेंडे के रूप में काम करेगा और बैठक के लिए प्रारूप प्रदान करेगा।

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बैठक के कार्यावली

जब भी किसी भी कंपनी का बैठक की जाती है तो उस बैठक में सारी तैयारी कंपनी सचिव को करनी होती है जिसको हम कंपनी सेक्रेटरी भी कह सकते हैं।

यदि अध्यक्ष और सचिव के लिए बैठक करना और मसौदा तैयार करना संभव नहीं है, तो यह सचिव पर निर्भर है कि बैठक शुरू होने से पहले एजेंडे की एक प्रति प्राप्त करना चाहिए।

मीटिंग एजेंडा नोट्स लेने और मिनट तैयार करने के तरीके के लिए एक गाइड के रूप में काम करेगा। इसके अलावा, एजेंडे में अन्य विवरण भी शामिल हैं, जिन्हें कार्यवृत्त में शामिल करने की आवश्यकता है। वे सम्मिलित करते हैं:

उपस्थित सभी सदस्यों के नाम – अतिथि और वक्ता शामिल हैं

दस्तावेज जो बैठक की प्रगति के रूप में सौंपे जा सकते हैं, जैसे प्रस्तावों की एक सूची की प्रतियां जिन पर मतदान किया जाना है

अपेक्षाएं

जब किसी व्यक्ति को मिनट रिकॉर्डर के रूप में चुना जाता है, तो उनके लिए यह जानना महत्वपूर्ण होता है कि उनसे क्या अपेक्षा की जाती है। इसलिए, व्यक्ति को समिति के अध्यक्ष से संपर्क करना चाहिए और पूछना चाहिए कि बैठक में उनकी क्या भूमिका होगी। उदाहरण के लिए, यदि बैठक में प्रस्तावों का प्रस्ताव शामिल होगा , तो नामित सदस्य को यह पूछताछ करनी चाहिए कि क्या उन्हें प्रस्तावों के प्रस्ताव और समर्थन करने वालों के नाम शामिल करने चाहिए।

मीटिंग मिनट्स में क्या शामिल करें

किसी भी विवरण को दर्ज करने से पहले, एक निर्दिष्ट मिनट रिकॉर्डर को खुद को उस प्रकार की जानकारी से परिचित कराना चाहिए जिसे उन्हें रिकॉर्ड करना चाहिए। एक समूह नोट्स रिकॉर्ड करने के लिए एक विशिष्ट प्रारूप का उपयोग कर सकता है, लेकिन कुल मिलाकर, बैठक के कार्यवृत्त में आमतौर पर निम्नलिखित विवरण शामिल होते हैं:

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बैठक हुई तारीख और समय की शुरुआत 

उपस्थित लोगों के नाम, साथ ही अनुपस्थित प्रतिभागियों के नाम

पिछली बैठक के कार्यवृत्त की स्वीकृति या उसमें किए गए संशोधन

एजेंडे पर प्रत्येक आइटम के संबंध में किए गए निर्णय, जैसे:

की गई गतिविधियाँ या सहमति

अगले कदम की गतिविधि 

चुनावों के परिणाम

प्रस्ताव स्वीकृत या अस्वीकृत

नया कारोबार

अगली बैठक की तिथि और समय

मीटिंग मिनट लिखने की प्रक्रिया

अगर हम मिनट की बात करें तो विभिन्न प्रकार के मिनट हो सकते हैं और इन विभिन्न प्रकार के मिनट को हम कई भागों में विभाजित भी कर सकते।

मानक मिनटों के तीन रूप हैं:

कार्रवाई मिनट

चर्चा मिनट

शब्दशः मिनट

कार्यवाही मिनटों को केवल-निर्णय मिनट भी कहा जाता है। उनमें केवल किए गए निर्णय शामिल हैं और कोई भी चर्चा नहीं हुई है जो उन्हें बनाने में हुई थी। दूसरे शब्दों में, वे केवल चर्चाओं के निष्कर्ष और आवश्यक कार्रवाई पर कब्जा करते हैं। कार्य विवरण बैठक में किए गए निर्णयों का विस्तृत अवलोकन प्रदान करते हैं। उन्हें अक्सर इसकी आवश्यकता होती है:

बोर्ड बैठक

बैठकें सुनना

परिषद की बैठकें

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